報告書の書き方
- カテゴリ：日記
- 2015/11/27 16:55:23
今の仕事は外勤が無く（＝お客さんとの交渉が無い）ノルマも特に無いので、プレッシャーを感じずのびのびと仕事が出来ているんですが、
たまにものすごーーくイライラしてしまうことがある。
なんでかって？
あがってくる報告書の文章がめちゃめちゃだからだ！！！
私の業務内容には、報告書の内容確認とIssueリストの作成が含まれている。
それやってるとね、もう本当、何が言いたいのか分からないような、文章が破たんした報告書を度々目にします。
お陰でIssueリストの作成が全然進まない。
本当に理系の大学出た人が作ったの？？っていうような内容。（うちの職場は一応全員理系大卒以上のはず…）
語弊があったら申し訳ないので言い訳しますと、
理系の大学では、とにかく結論を先に述べて、それからそこに至る過程を述べろと教育される（はず）。
で、学部の学生ならだらだら文字数稼ぎをするようなことも割と許されますが、
修士課程進んだ人や社会人にはそんなこと許されません。（私は修士まで行ってないけど！）
「四の五の言わずに簡潔に書く！」
これが基本です。
それを踏まえて以下、ご覧ください。
【例】
11月27日に進捗状況を確認しに訪問した際、
報告書に検体001の水位が水温管理システムの故障のため60％に低下していたと記載があったため、ちどり氏に確認したが、
水質点検中であったことを確認したため、研究補助者のA氏に報告書の修正を依頼する。
また、前回依頼した書類の誤記修正の件は、全て修正されていたことを確認した。
以下、修正を依頼する
A氏→B氏
株式会社○○→○○株式会社
以上
（私の仕事とは全く関係ないことを適当に書いてます）
・・・はぁ？
よく読まないと分かんないんですけど。ていうかよく読んでも分かんないんですけど。
マジでこんな内容書いてくる人がいるので困ってます。
ダメなポイント。
・日付に西暦が無い→西暦も特定出来ないとだめです
・修正されたんだかされてないんだか分からない→以下～は前回の報告書をコピペしたんでしょうが、分かりにくい！
文章は無理につなげようとしなくていいんですよ。報告書ですから。
小説家なら人を魅了するような文章を書かなきゃいけませんけど、そうじゃないんだから簡潔でいいんです。
今日は運動会だった。楽しかった。って感じに、小学生の作文並みでいいの。
【修正後】
訪問日：2015/11/27
面会者：ちどり氏
＜面会内容>
研究進捗状況を確認。
・検体001
報告書に水質管理システムの故障により水位が60％低下したと記載あり。
水質点検で一時的に水位が低下しており、研究継続に問題ないことを確認。
2015/11/1に依頼した書類の誤記修正は全て修正されたことを確認した。
<次回対応>
以下、研究補助者A氏に報告書の修正を依頼する。
検体001水位低下の理由について：水質点検のため。
以上
どうですかね？
適当な文章で書いてるんで辻褄が合ってるかは微妙なんですが、一応、読みやすくなってません？
報告書ってのは、誰が見ても分かるようなものである必要があります。
そのために簡潔に書かないといけません。
って、偉そうに言いましたが、私もまだまだ下手くそなので精進しないといけません。
40を100にするのはまぁまぁ簡単だけど、0から40を作る方が難しいんだよね。
そんなこんなで、今日は久々にひどい報告書を見てしまい仕事が全然進まなかったのでした。
まあいいや！金曜日だし忘れて遊ぼう！！
ありがとうございます！
どんな職種でも報告書の基本は同じだと思います。
分かりやすく、正確に、簡潔に、ですよね。
30分、だらだら説明されるの、辛いですね(*_*)
ただ、愚痴りたいだけなのか、言い訳したいだけなのか、、
何回もやられたら、私、「それ、電子媒体でまとめて報告してください」って言っちゃうかも。。
効率的じゃないのは嫌ですよね。しかも他人の非効率さのせいだと余計イライラしちゃいますよ！！
そうなんです！
報告書はだらだら長く文章をつなげてしまうと、どの言葉がどこにかかるのかが分かりにくくなってしまうのでダメなんです。
小説は文章のリズムを良くしたり、ミスリードを誘う為にあえてそういう表現をしますが、報告書にはそういうテクニックは不要なんです。
事実を分かりやすく伝えることが最優先で、文章がうまい必要はないんです。
黒鳥好きなんですよ、ついまた課金してしまいました(^^;)
昔から、ヒーローヒロインよりも悪役の方が好きでした。
何の知識もない私がコメしていいのかな
・・と思いながらも、
報告書がとても＊☆*すばらしい＊☆*と思います。
簡潔で的確な事が大切です。
私も全然違う職種だけど、
会議に使う資料を作る事があるので
気持ちがわかるんです＞＜
お客様からのクレームの報告なんかでも
簡潔に書けば５行以内でまとめれるのに、
営業さんが言葉で３０分かけて話してくれると、
・・もう、・・・お願いだから、
短くまとめて話してほしいて思います＞＜
５分で終わる仕事の報告に３０分もかかると、
私の場合、帰れる時間が遅くなるので
ほんとに辛いです＞＜(愚痴が入ったコメでゴメンナサイ）
文章1つが長いのですね。
原稿用紙に文章書く時に母さんが
「1行書いたら『。』入れなさい(♯｀∧´)」
と言う事が有るのですが、これからはもっと気をつけます…。
あと、ブログの方と全く関係有りませんが…
オディールだあ！( ﾟдﾟ)
黒鳥のオディールさんだあ！((((；ﾟДﾟ))))
凄い羨ましいです！
良いなあ！良いなあ…！
そうですよね、あんまり長くなってもうざいし、こんな不完全な設定で書いても分かり辛いなと思ってあんまり具体的にはポイントを挙げてなかったんですが、
「～は未確認であり、通知されていなかったため、再確認とし、周知徹底を依頼した。」みたいに、だらだら文章を繋げると、どこに言葉がかかるかが分かりにくくなるのでオススメしません。
特に日本語は主語がはっきりしていないので、主語と述語がはっきり分からないとそれは誤った認識を産む可能性が高まり、正しい「報告書」にはならないからです。
高校生どころか大学の学部生もそこまでは求められないので先生は修正しないと思いますが、社会人になって研修がちゃんとある会社に入ればみっちり鍛えられると思います笑
…すいません。具体的にどこが悪いかはコレしか理解出来ませんでした。
なんとなく日本語壊れてるなーとは感じましたが…。
あ、勿論2つ目の文の方が解り易いとは思いますよ！
2つの内容、書き手が言いたかった事は一緒の設定なんですよね？
こんな文章書く人いるんだ…。
お疲れ様です…。
高校で研究レポートを出した時、文章はほぼ訂正されなかったのですが、その調子で行けば大丈夫ですかね？
先人の書いたお手本からコツはつかむつもりなのですけれど…コピペではなくて。
ありがとうございます！
私、卒論は先輩の研究を引き継いだのもあり、ほとんど先輩の引用ですが、さすがにコピペはしなかったですね(^_^;)
ただ、学生って文字が多ければ良い！みたいなとこありますよね、社会人になると真逆のことをやるのに何故なんでしょう。。
私は英語と国語が得意だった理系（生物系）です。
理系出てないと出来ない職種のはずなんですが、それにしてはロジカルじゃない方がいるので不思議です。
理系の方は本来国語苦手な人多いんですよ。
コピペでペーパー作ってるご時世ですからほんとがっくりきます。
論文の枚数で教授選に勝つっていまだにそんなこと大学でやってますから
まがいものは当然多くなる。
ちなみにちどりさんは文系ですか？